La tecnología responsable de que el intercambio se
realice de forma equilibrada y predecible se denomina procesamiento de
transacciones. Las transacciones garantizan que los recursos orientados a datos no se actualicen permanentemente salvo
que todas las operaciones de la unidad transaccional se
completen de forma satisfactoria. Mediante la combinación de un conjunto de
operaciones relacionadas en una unidad que se completa de forma satisfactoria o
de forma incorrecta, se puede simplificar la recuperación de errores y
proporcionar a la aplicación una mayor confiabilidad.
Los sistemas de procesamiento de transacciones
están formados por hardware informático y software que aloja una aplicación orientada a
transacciones que ejecuta las transacciones habituales necesarias para realizar
operaciones comerciales. Entre los ejemplos se incluyen sistemas que
administran entradas de órdenes de ventas, reservas de billetes de avión, nóminas, registros de empleados, fabricación y transporte.
En términos de procesamiento, las
transacciones se confirman o se anulan. Para que una transacción se confirme,
todos los participantes deben garantizar la permanencia de los cambios
efectuados en los datos. Los cambios deben conservarse aunque el sistema se
bloquee o tengan lugar otros eventos imprevistos. Basta con que un solo
participante no pueda garantizar este punto para que la transacción falle en su
totalidad. Todos los cambios efectuados en datos dentro del ámbito de la transacción
se deshacen hasta un punto específico establecido. Las transacciones pueden ser
externas, como el pago de una factura a un proveedor, o internas, como el
envío de material desde el almacén al
área de fabricación.
Como esta definición se ajusta a un gran
número de actividades cotidianas, se ha convertido en una verdadera filosofía de diseño aplicable a innumerables áreas,
especialmente en el mundo de los negocios y eventos financieros que implican
transferencias de dinero. Este solo hecho
hace que las transacciones tengan que realizarse rápidamente y con mínimos riesgos.
Transacciones. Un suceso externo que involucra el
traslado de algo de valor entre dos o más entidades. Las
transacciones pueden ser:
a. Recíprocas. Intercambios en los que cada
participante recibe y sacrifica un valor. Por ejemplo, adquisiciones o ventas
de bienes o servicios.
b. No recíprocas. Transacciones en las que una entidad
incurre en un pasivo o transfiere un activo a otra entidad (o recibe un activo
o a la cancelación de un pasivo), sin recibir (o entregar) directamente un
valor a cambio del otro.
Ø Captura
Ø Validación
Ø Actualización/consulta
Ø Salida
Ejemplo No. 1
Es el de la transferencia de fondos
entre dos cuentas corrientes de un banco.
Si queremos transferir, pongamos 5000Bs de la cuenta corriente de Armando a la
de Benito (A y B a partir de ahora) y las cuentas tienen, respectivamente,
20000Bs y 0Bs de saldo los pasos lógicos serían:
1. Comprobar si en la cuenta A hay
dinero suficiente.
2. Restar 5000Bs de la cuenta de A, con
lo que su saldo pasa a ser de 15000Bs
3. Sumar 5000Bs a la cuenta de B, con lo
que los saldos quedan A=15000Bs y B=5000Bs
Ahora
bien, si entre el paso 2 y el 3 el sistema sufre una parada o error inesperado
las cuentas quedarían como A=15000 y B=0 con lo cual... Se han volatilizado
5000Bs y presumiblemente ni Armando ni Benito estarán contentos, y hubiesen
preferido que la transacción nunca hubiese sido iniciada.
Este ejemplo ilustra porqué las
transacciones tienen un comportamiento deseado
de Todo o nada, o se realiza completamente o no debe tener ningún efecto.
Ejemplo No.2
Desde un punto de vista técnico, un TPS monitoriza los
programas transaccionales (un tipo especial de programas). La base de un
programa transaccional está en que gestiona los datos de forma que estos deben
ser siempre consistentes (por ejemplo, si se realiza un pago con una tarjeta
electrónica, la cantidad de dinero de la cuenta sobre la que realiza el cargo
debe disminuir en la misma cantidad que la cuenta que recibe el pago, de no ser
así, ninguna de las dos cuentas se modificará), si durante el transcurso de una
transacción ocurriese algún error, el TPS debe poder deshacer las operaciones
realizadas hasta ese instante.
Ejemplo
No. 3
Control
automático (ascensores), código de barra (control de inventario, para este sistema
debe existir acuerdo entre quienes lo usan para estandarizar los códigos y
saber a qué se referencia cada uno), lector de banda magnética (cajero
automático), punto de venta (POS, en supermercados y tiendas de retail), etc. Un
buen sistema transaccional debe capturar toda la información oportunamente. Algunas
de estas aplicaciones requieren un software y/o hardware especial.
Ejemplo
No. 4
Un
cliente está haciendo la reserva de un asiento en un vuelo, dicho asiento debe
ser bloqueado temporalmente hasta que se concrete la transacción, porque otro
cliente podría estar queriendo reservar el mismo asiento en el mismo momento.
Ejemplo No.5
El sistema transaccional de una aerolínea debe aceptar reservas
de múltiples agencias de viajes. Cada reserva debe contener los mismos datos
obligatorios, con determinadas características.
VENTAJAS
- Es capaz
de controlar y administrar múltiples transacciones, determinando prioridades
entre éstas.
- Controlar
las transacciones para mantener la seguridad y consistencia de los datos
involucrados.
- Beneficios
visibles y palpables.
- Automatizan
tareas operativas de la organización.
- Se logran
ahorros significativos de mano de obra, debido a que automatizan tareas
operativas de la organización.
- Son el
1er tipo de S.I. que se implanta en las organizaciones ya que empieza apoyando
las tareas a nivel operativo de la organización.
- Tienen la
propiedad de ser recolectores de información, a través de estos se cargan las
grandes bases de información para su explotación posterior.
- Son
fáciles de justificar ante la dirección general ya que sus beneficios son
visibles y palpables.
DESVENTAJAS
- Su
principal desventaja es su limitación ya que su capacidad de generar informes
es limitada. Ofrecen registros básicos lo cual es un problema para los
administradores quienes necesitan informes más sofisticados para poder
comprender y analizar los datos.
- Debido a
la importancia en los datos que maneja un TPS, una caída del sistema puede
provocar parálisis en las organizaciones que los utilizan.
- Son
intensivos en entradas y salidas de información, sus cálculos y procesos son
poco sofisticados.
Sistema de información estratégico
Los
sistemas estratégicos son esos que cambian los objetivos, productos, servicios
o relación con el ambiente de las organizaciones. En el rol de soporte de los
sistemas de información, estos sustentas las existencias, la existencia de
productos y la existencia de procedimientos de los negocios.
En la actualidad la información es
vista como un recurso estratégico, una fuente potencial de ventaja competitiva
o un arma estratégica para frustrar a la competencia. El tipo de sistemas que
están siendo construido en base a esta concepción de la información es llamado
sistemas estratégicos y su propósito es asegurar la supervivencia y prosperidad
de la organización en un futuro cercano.
Ejemplos:
1. Productos y servicios de Sistemas de
información: altamente visibles. Las
instituciones financieras han liderizado el uso de los sistemas de
información para crear nuevos productos y servicios.
CITIBANK,
en 1977 instalo sus máquinas ATM (automatic teller machines) a través de toda
el área metropolitana permitiéndole llegar a ser el banco más grande de los
Estados Unidos en los últimos 10 años..
Esto fue tan exitoso para este banco que sus competidores se vieron
forzados a contraatacar con su propio esfuerzo tecnológico llamado New York
Cash Exchance NYCE.
MERRILL
LYNCH, la firma mayorista más grande de la nación desarrollo u nuevo producto
en 1978 llamado Cash Management Account, el cual permitía a los clientes
transferir dinero libremente desde acciones a bonos a el fondo de mercado de
dinero y escribir cheques en contra de esos fondos libre de costo. Esto también
forzó a otras firmas a ofrecer un producto similar y a las grandes
instituciones bancarias a contrarrestarlo con sus propios sistemas de
administración de efectivo flexible. CITIBANK respondió desarrollando en
sistema bancario electrónico de hogar llamado PRONTO el cual permite a los
clientes manejar sus fondos, cambiarlos entre diversas cuentas, pagar facturas
desde su hogar.
Para ganar competitividad muchas
compañías financieras han gastado millones de dólares en desarrollar sistemas
de información que sean más rápidos y flexibles que los de su competencia.
LIFE AND HEALTH DIVISION OF THE MASSSACHUSETTS
MUTAL INSURANCE COMPANY desarrollo un sistema que le permite a sus clientes
pagar el seguro a través de una cuenta de ahorros en las que el sistema deduce
automáticamente los pagos mensuales permitiéndoles ganar mas intereses que en
el pasado.
2. Sistemas estratégicos de ventas y mercadeo:
mientras los productos y servicios de sistemas de información son altamente
visibles, menos visibles pero igualmente poderosas son las nuevas técnicas de
mercadeo y ventas basadas en sistemas de información. Para estas técnicas es
crucial la concepción de la información existente como un recurso que puede ser
minado por la organización para incrementar las ganancias y la penetración en
el mercado. Una segunda características de estos sistemas es el desarrollo de
técnicas que diferencien los productos y servicios del de los competidores.
Orientado a cambiar relación entre productores y clientes.
SEARS usa una variedad de sistemas de
información como columna vertebral de su estrategia para llegar a ser líder o
solamente en tienda vendedora sino en servicios financieros a clientes. Una
base de datos de 40 millones de clientes es continuamente minada para buscar
grupos específicos como por ejemplo compradores de herramientas, aficionados a
la jardinería, futuras mamas para enfocar su publicidad. Esta información es
usada también por otras compañías pertenecientes a SEARS como compañías de
seguro, etc.
J.C.PENNEY COMPANY, una tienda por
departamento con alrededor de 20 millones de clientes ha inicializado su
contraataque tecnológico, estableciendo su propia compañía de seguros (paralela
a la de SEARS) y usando la información reunida en las aplicaciones de su
tarjeta de crédito y de compras del departamento de vehículos de motor de
varios estados para buscar posibles clientes de pólizas de seguro.
American
Hosplital supply Corporation (AHSC) es el proveedor más grande de equipos
médicos de Estados Unidos. Su plan estratégico
involucraba ser el único proveedor de
hospitales, esto requería tener
un inventario de mas de 30000 elementos,
manteniendo un inventario altamente costoso. Para resolver este
problema, AHSC instalo sus propios terminales
en los hospitales unidos a través de una línea arrendada a sus sistemas. Cuando
los clientes querían ordenar un pedido, en vez de llamar al vendedor o enviar
una orden de compra, simplemente usaban los terminales de AHSC para tener
acceso al catalogo completo. El sistema genera la factura, la orden de envío y
la información de inventario. Los clientes además reciben información sobre la
fecha de envío de la mercancía.
Un
ejemplo de un uso diferente de
información como herramienta de ventas y marketing es dado por OWENS-CORNING
FIBERGLASS CORPORACION, el productor más grande de aislamiento de hogar de los
Estados Unidos. Para estimular las ventas esta compañía concientizo a los dueños de casa,
constructores y contratistas de las ventajas de las técnicas de diseño de casas
con energía eficiente. OWERS desarrollo una base de datos de la eficiente
energía de una gran variedad de nuevos y viejos diseños como parte de su
esfuerzo para desarrollar materiales de aislamiento. Desarrollo un sistema para
llevar estadísticas de los nuevos diseños y estimar los ahorros de energía en
los cambios de viejas casas. La compañía ofreció diseños gratis a
constructores, contratistas y arquitectos para sus diseños de casas si ellos
compraban materiales aislantes a OWERS. Por ofrecer este único servicio, OWERS
solidifico su posición como líder suplidor de aislamiento de fibra óptica.
En las industrias pesadas tales como de
metales y construcción, un determinante poderoso de ganancia o perdida es la
velocidad con la que un inventario pueda ser suministrado y usado, la reducción
de costos de almacenamiento y traslado de materiales.
Para resolver estos problemas,
Southwestern Ohio Steel, Inc desarrollo un sistema orientado a clientes. La
gerencia de SOS identifico tres factores críticos: 1) se requería que un sistema de inventario que arrojara
información sobre los elementos que los clientes compraban y un estado diario
de los niveles de inventario. 2) se requería un sistema de mercadeo para
analizar y proyectar las necesidades especificas de los clientes, y 3) un
sistema de programación de producción que minimizara el inventario de SOS y el tiempo de envío de la
mercancía a los usuarios.
Este sistema provee de acceso inmediato
al estado de las ordenes de los clientes,
informando a estos cuando recibirán la mercancía. También permite una
producción más eficiente debido al análisis de los hábitos de compra de los
clientes y un control mayor del inventario. Todo esto le ha dado una ventaja
competitiva a SOS, a través del envío de
la mercancía a los clientes en el momento. Este sistema también incluye
telecomunicaciones, herramienta que le permite al cliente integrarse al
sistema.
Un
ejemplo adicional de sistemas de
mercadeo y ventas estratégicos orientado a telecomunicaciones es dado por
Management Science of America (MSA) es una compañía proveedora de software de
aplicaciones. Uno de los mayores problemas que afrontaban era el de suministra
mantenimiento a los clientes quienes habían comprado su software. MSA desarrollo una red HELP que permitía a
los clientes de cualquier parte de Estados Unidos o Canadá comunicarse con MSA
a través de un número telefónico si tenían problemas o preguntas. Un sistema
que direccionaba las llamadas de acuerdo al problema específica a las personas
que podían solventarlo. Como consecuencia de esto, los clientes recibían
asistencia técnica conveniente. Este sistema se expandió para incluir
teleconferencias permitiendo a los técnicos, y vendedores conducir reuniones en todo el país sin dejar
sus oficinas.
3. Sistemas estratégicos que afectan a los
suplidores: estos sistemas son diseñados para maximizar el poder de compra de
la firma por tener suplidores interactuando con el sistema de información de a
organización para satisfacer sus necesidades precisas.
Uno de
los ejemplos más conocidos como sistemas estratégicos orientados a
proveedores son los sistemas utilizados
por las agencias de viajes. Entre estos sistemas esta el desarrollado por
American Airlines, SABRE y el de United Airlines, APOLLO. Actualmente el 65% de
las agencias de viajes en los Estados Unidos tienen terminales conectados a uno
o ambos sistemas de reservación. Mientras esos sistemas proveen una
conveniencia no paralela a las aerolíneas tanto como a las agencias de viaje,
también confieren un poder negociador a
las dos aerolíneas. Por ejemplo United ha empezado a incluir en sus contratos
con las agencias cláusulas que previenen a ellas el uso de otros sistemas.
4. Sistemas estratégicos de administración
interna: sistemas orientados a operaciones internas, control administrativo,
planificacion y personal. Estos sistemas son también estratégicos porque ellos
tienen un impacto critico en la supervivencia y prosperidad de la firma.
WIZARD
SYSTEM desarrollado por Avis, una compañía de alquiler de carros esta diseñado
para mejorar la productividad de la firma. El sistema mantiene un registro de
la localización, costos y rendimiento de los carros alquilados. Esta capacidad le ha permitido ha Avis
negociar mas eficientemente con sus suplidores en base a los datos registrados.
Esto también le da la ventaja sobre otras compañías de alquiler de carros por
optimizar la distribución de su fleta de carros asegurando que los carros este
disponibles donde haya demanda..
La
compañía textil Grayson había desarrollado una variedad de sistemas de
información para apoyar las operaciones
diarias y la toma de decisiones gerenciales. Sin embargo esos sistemas no
estaban directamente relacionados con los planes estratégicos y no servían para
esos propósitos. Entre los planes
estratégicos de Grayson estaban ser el
proveedor dominante en el mercado
domestico textil también como proveer a sus empleados de un ambiente de trabajo
de alta calidad. Después de identificar
los factores en el ambiente, la industria y la compañía, necesarios para lograr
eso objetivos estratégicos, la compañía
desarrollo una serie de indicadores para medir el progreso alcanzado hacia esos
objetivos. El resultado fue un sistema llamado Sistema de información para el
reporte de motivación. Este sistema a través de terminal, permite a los
gerentes ver en cualquier momento que
también la firma esta logrando sus
factores críticos del éxito.
5. Sistemas internos diseñados para la reducción de costos es el usado
por DEERE COMPANY, un fabricante de maquinaria agrícola quien es líder entre
sus competidores por ser un productor de bajo costo. Crucial para este éxito ha
sido el desarrollo de un sistema de control diseñado para inventariar las partes
necesitadas por los equipos DEERE. Los
diseñadores pueden buscar en la base de datos para asegurarse de que ellos
están diseñando equipos para los cuales DEERE ha hecho o tiene partes en el
inventario. El mismo sistema permite el diseño más rápido y más barato de
nuevos equipos.
Ventajas:
1) Ventaja a corto tiempo: por proveer un
servicio o producto único ellos no pueden ser fácilmente duplicado. También por
la utilización de grandes fuentes de información no disponibles para otros la
organización puede subir los costos de entrada a potenciales competidores.
Estos productos, servicios o sistemas de información estratégicos pueden
prevenir que la competencia responda eficientemente. Por ejemplo el sistema de
información de American Hospital Suplay no pudo ser rápidamente duplicado por
sus competidores, para esa época, los clientes no eran fácilmente convencidos
de instalar terminales en su sala de pedidos. Por esta razón AHSC fue demandada
varias veces por sus competidores por restringir el mercado.
Por
otro lado subiendo los costos de entrada al mercado no es probablemente la
ventaja competitiva más importante concebida por los sistemas de información.
Avances tecnológicos pueden ser relativamente de corto tiempo, por ejemplo
citibank quien desarrollo el primer ATM gano una ventaja que duro 5 anos. Pero
como el ejemplo de NYCE mostró, otros bancos se unieron para desarrollar su
propio sistema integrado.
En general los sistemas de información
estratégico proveen significante pero generalmente temporales ventajas en el
mercado. Esto se hace principalmente subiendo los costos de entrada de los
competidores. Estas ventajas de corto tiempo pueden de todos modos usarse para
obtener otras ventajas y de esta forma alargar el periodo de beneficios
obtenido.
2) Amarrando a Clientes y a Suplidores: los
sistemas estratégicos pueden hacer que los costos de cambio de un producto a
otro producto equivalente sea prohibitivamente alto para el cliente. El manejo
de transacciones bancarias desde el hogar es un buen ejemplo. Una vez que los
clientes introducen toda la información digital sobre sus transacciones en un
sistema electrónico de banco, ellos encuentran demasiado difícil cambiar a otro
banco. Los bancos estimulan esta situación desarrollando sistemas que sean
incompatibles con otros. De esta forma los bancos pueden introducir una
variedad adicional de servicios como lo son créditos instantáneos, transacciones
en la bolsa, manejo de efectivo, etc.
3) Cambio en las bases de la competencia:
una tercera alternativa de obtener ventajas competitivas va más allá de la
reducción de costos y comprometer a los clientes y proveedores. El uso adecuado
de sistemas estratégicos de información puede impactar al mercado de una forma
tal que creen nuevos productos o talvez nuevos mercados a través de la
diferenciación de los productos actuales. Por ejemplo los sistemas de
información estratégicos se utilizan en el mercado financiero para integrar
portafolios de productos financieros pudiendo rápidamente un cliente obtener
una vasta variedad de acciones de cualquier parte del mundo conjuntamente con
otras alternativas de inversión a corto y mediano plazo.
Desventajas:
- Falta de costumbre al utilizar un sistema para soportar el
proceso de toma de decisiones.
- Resistencia al cambiar por parte de los administradores.
- La responsabilidad al tomar una decisión puede diluirse.
